Einführung in BPMN

Business Process Model Notation (BPMN) ist eine standardisierte Methode, um Geschäftsprozesse zu visualisieren. In CertHub verwenden wir BPMN, um deine Qualitätsprozesse zu modellieren, damit sie klar, konsistent und leicht verständlich sind.

Kernkonzepte

Grundlegende Flusselemente

In CertHub bieten wir einen fokussierten Satz von BPMN-Elementen, die die wesentlichen Bedürfnisse für Qualitätsmanagementprozesse abdecken:

Die Kern-BPMN-Elemente, die in CertHub's Prozessmodellierer verfügbar sind

1. Start-, End- und Intermediate Events (Kreise)

   • Start Event: Markiert, wo dein Prozess beginnt
   • End Event: Zeigt, wo dein Prozess endet
   • Einfache und klare Prozessgrenzen

2. Decision Gateway (Raute mit X)

   • Wird für Entscheidungen in deinem Prozess verwendet
   • Teilt den Fluss basierend auf Bedingungen
   • Wird typischerweise mit Ja/Nein-Entscheidungen verwendet

3. Normal Task (Rechteck)

   • Grundlegende Aktivität oder Arbeit, die ausgeführt werden soll
   • Kann detaillierte Anweisungen enthalten
   • Kann spezifischen Rollen zugewiesen werden

4. User Task (Rechteck mit Personen-Icon)

   • Aktivitäten, die menschliche Interaktion erfordern
   • Kann Formulare angehängt haben
   • Kann spezifischen Benutzern oder Rollen zugewiesen werden

5. Process Reference (Dickes Rechteck mit Plus)

   • Verlinkt zu einem anderen Prozess (SOP oder Work Instruction)
   • Ermöglicht Prozesswiederverwendung
   • Behält Prozesshierarchie bei

6. Collapsed Subprocess (Dünnes Rechteck mit Plus)

   • Gruppiert andere Prozesselemente zu einem Subprozess
   • Behält Prozesshierarchie bei
   • Ermöglicht bessere Übersicht und Struktur

Diese Elemente werden verbunden mit:

• Sequence Flows (Durchgehende Pfeile): Zeigen die Reihenfolge der Aktivitäten
• Connections: Verknüpfen Elemente in einem logischen Fluss

tipp

Dieser fokussierte Satz von Elementen hilft, klare, konsistente Prozesse ohne unnötige Komplexität zu erstellen. Jedes Element hat einen spezifischen Zweck in Qualitätsmanagement-Workflows.

Verbindende Elemente

• Sequence Flows (Durchgehende Pfeile)

  • Zeigen die Reihenfolge der Aktivitäten
  • Verbinden Events, Aktivitäten und Gateways
  • Definieren den Prozesspfad

• Message Flows (Gestrichelte Pfeile)

  • Zeigen Kommunikation zwischen Teilnehmern
  • Zeigen Informationsaustausch an
  • Verbinden verschiedene Prozesspools

Organisierende Elemente

• Pools

  • Repräsentieren wichtige Teilnehmer
  • Enthalten eine oder mehrere Lanes
  • Beispiel: Deine Organisation

• Lanes

  • Unterteilungen innerhalb eines Pools
  • Repräsentieren oft Rollen oder Abteilungen
  • Beispiel: Quality Manager, Production Team

• Groups

  • Logische Gruppierung verwandter Aktivitäten
  • Werden für Dokumentation oder Kategorisierung verwendet, nicht für die Ausführung
  • Beispiel: Risk Management Steps, Compliance-Related Tasks

Weitere BPMN-Verwendung

• Durch Doppelklicken auf jedes Element kannst du Beschreibungen zuweisen, um die Lesbarkeit zu optimieren.

• Wenn normale Beschreibungen nicht ausreichen, können Text Annotations für jedes Element hinzugefügt werden, die noch detailliertere Informationen zu einzelnen Elementen liefern.

In BPMN helfen Data Objects dabei, die während eines Prozesses verwendeten oder produzierten Informationen darzustellen. Zwei verwandte Konzepte sind:

• Data Object Reference

  • Repräsentiert ein spezifisches Datenelement, das in einem Prozessschritt verwendet wird
  • Kann Input, Output oder beides sein
  • Zeigt, wie Daten zwischen Tasks fließen

• Data Store Reference

  • Repräsentiert persistente Datenspeicherung (über die Prozesslebensdauer hinaus)
  • Wird oft zum Lesen aus oder Schreiben in langfristige Repositories verwendet
  • Zeigt Datenbanken, Archive oder Dokumentenmanagementsysteme an

tipp

Data Object References und Data Storage References markieren typischerweise Elemente, die nicht innerhalb von CertHub gepflegt werden können.

Loop Marker: Zeigt an, dass die zugehörige Aktivität oder der Subprozess in einer Schleife wiederholt werden sollte, bis eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.

Parallel Marker: Zeigt an, dass die Tasks innerhalb eines Subprozesses parallel ausgeführt werden können.

Ad hoc Marker: Zeigt an, dass die Tasks innerhalb des Subprozesses in beliebiger Reihenfolge ausgeführt oder bei Bedarf wiederholt werden können.

Sequential Marker: Zeigt an, dass die Tasks innerhalb eines Subprozesses sequenziell ausgeführt werden sollten.

Benennungskonventionen

Aktivitäten

• Verwende Verb-Objekt-Format (z.B. "Dokument prüfen", "Änderung genehmigen")
• Sei spezifisch bei der Aktion
• Vermeide generische Verben wie "Bearbeiten" oder "Verarbeiten"

Events

• Verwende Objekt-Zustand-Format (z.B. "Dokument genehmigt", "Änderung angefordert")
• Sei spezifisch beim Geschäftszustand
• Zeige Erfolgs- oder Fehlerzustände klar an

Gateways

• Beschrifte datenbasierte Gateways mit Fragen
• Verwende klare Bedingungen bei ausgehenden Flows
• Halte Labels prägnant aber aussagekräftig

Prozesse

• Benenne Pools nach dem Prozess, den sie enthalten
• Füge verantwortliche Rolle hinzu, wenn relevant
• Verwende klare Geschäftsterminologie

Best Practices

1. Halte es einfach

   • Verwende klare, konsistente Benennung
   • Vermeide überkomplizierte Flows
   • Zerlege komplexe Prozesse

2. Verwende angemessene Details

   • Füge genug Informationen hinzu, um klar zu sein
   • Vermeide unnötige Komplexität
   • Fokussiere dich auf den Prozessfluss

3. Behalte Konsistenz bei

   • Verwende Standard-Benennungskonventionen
   • Wende konsistente Layout-Muster an
   • Folge organisatorischen Standards

4. Modelliere von links nach rechts

   • Folge der natürlichen Leserichtung
   • Halte den Prozessfluss klar
   • Minimiere sich kreuzende Linien

5. Betonte den Happy Path

   • Mache den Hauptfluss klar sichtbar
   • Halte Exception-Handling an den Seiten
   • Verwende konsistentes Layout für Alternativen

6. Vermeide häufige Fallstricke

   • Vermische nicht verschiedene Gateway-Typen
   • Vermeide überlappende Sequence Flows
   • Verwende Lanes nicht übermäßig, wenn Pools besser sind
   • Überspringe technische Details in Geschäftsprozessen

Zusätzliche Ressourcen

Für detailliertere Informationen über BPMN-Modellierung:

• Camunda BPMN Best Practices - Umfassender Leitfaden zum Erstellen lesbarer Prozessmodelle
• BPMN.de - Detaillierte deutsche Ressource für BPMN-Modellierung
• Signavio BPMN Guide - Einführungsleitfaden zu BPMN-Konzepten

Best Practice

Starte mit einfachen Prozessen und füge Komplexität nur hinzu, wenn nötig. Fokussiere dich darauf, deine Prozesse klar und verständlich für alle Stakeholder zu machen.